Maverick Buying reduzieren: 7 Hebel für mehr Spend Compliance im indirekten Einkauf

Der Standardweg zur Beschaffung ist zu langsam, zu unklar oder zu umständlich. Dann machen Fachbereiche, was sie immer machen, wenn Zeitdruck im Spiel ist: Sie lösen das Problem selbst.

Maverick Buying ist selten ein Disziplinproblem. In den meisten Unternehmen ist es ein Symptom. Und die Nebenwirkungen sind teuer. Preise steigen, die Lieferantenbasis wächst, Risiken nehmen zu, Rechnungen werden manuell gerettet und im Einkauf gehen Volumen, Transparenz und Verhandlungsmacht verloren.

Die gute Nachricht: Maverick Buying lässt sich nachhaltig senken, wenn das Operating Model so gestaltet ist, dass der korrekte Beschaffungskanal zugleich der einfachste und schnellste Weg ist, ohne zusätzliche Bürokratie.

Was ist Maverick Buying

Maverick Buying sind Beschaffungen außerhalb der definierten Einkaufs und Freigabeprozesse, typischerweise:

• ohne Rahmenvertrag oder bevorzugten Lieferanten

• per Direktbeauftragung, Kreditkarte oder nachträglicher Rechnungsfreigabe

• mit Einkaufseinbindung zu spät oder gar nicht

Warum es Unternehmen Geld kostet

• höhere Preise, weil Volumen nicht gebündelt wird

• mehr Lieferanten, mehr Onboarding, mehr Risiko

• mehr manuelle Rechnungsbearbeitung, schlechtere 3 Way Match Quote

• weniger Transparenz und Auditfähigkeit

Die 7 Hebel, die in der Praxis wirken

1) Buying Channels klar definieren

Pro Warengruppe festlegen, was der Standard ist: Katalog, Rahmenvertrag, Spot Buy oder Projektbeschaffung. Eindeutigkeit reduziert Umgehung.

2) Freigaben vereinfachen

Standardbedarfe brauchen kurze Wege und klare Schwellenwerte. Wenn kleine Bestellungen durch zu viele Stufen müssen, entsteht Maverick Buying automatisch.

3) Katalog und Rahmenverträge nutzbar machen

Gute Suche, saubere Kategorien, verständliche Artikel und Service Beschreibungen, klare Ansprechpartner. Verfügbarkeit ist nicht Adoption.

4) Guided Buying einführen

Der Nutzer wird im Tool zum richtigen Kanal geführt. Das erhöht Geschwindigkeit und Compliance gleichzeitig.

5) Tail Spend aktiv managen

Lieferanten konsolidieren, Standardpakete definieren, Spot Buy Regeln schaffen. Im Tail Spend sitzt der größte Maverick Treiber.

6) Templates für Dienstleistungen bereitstellen

SOW Bausteine, Leistungsabnahme Kriterien, Standardklauseln. Services sind der häufigste Umgehungspfad.

7) Mit KPIs steuern, nicht mit Appellen

Setze ein Monatsdashboard auf und bespreche Maßnahmen statt Schuldfragen.

Empfohlene KPIs:

• Spend Compliance Quote

• Maverick Anteil außerhalb Prozess

• Durchlaufzeit Requisition bis PO

• Katalog Adoption

• Rahmenvertragnutzung

• Lieferantenanzahl im indirekten Spend

• 3 Way Match Quote

30 60 90 Tage Plan

0 bis 30 Tage

Spend Analyse, Top Kategorien und Bedarfsträger, Quick Wins bei Freigaben und Sichtbarkeit von Rahmenverträgen.

31 bis 60 Tage

Buying Channel Konzept finalisieren, Katalog Inhalte verbessern, Pilot mit 1 bis 2 Fachbereichen, KPI Dashboard live.

61 bis 90 Tage

Rollout, Tail Spend Konsolidierung starten, Service Templates etablieren, Governance Rhythmus mit KPI Review.

Fazit

Maverick Buying sinkt, wenn der korrekte Beschaffungskanal der schnellste und einfachste ist. Einkauf gewinnt damit Transparenz, Verhandlungsmacht und Prozessqualität zurück.

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